Szervezeti felépítés

A Molnaszecsődi Közös Önkormányzati Hivatal szervezeti felépítése:

A Hivatal egységes, nem tagozódik szervezeti egységekre, a jegyző közvetlen irányítása alatt működik

A Molnaszecsődi Közös Önkormányzati Hivatal szervezeti egységeinek feladatai:

1. Hivatal feladatai:

A hivatal tevékenysége a képviselő-testületek, azok bizottságai munkája eredményességének elősegítésére irányul, ellátja a jogszabályokban meghatározott feladatokat, valamint előkészítő, szervező, végrehajtó, ellenőrző, szolgáltató tevékenységet folytat.

1. A Hivatal a képviselő-testületek tevékenységével kapcsolatban:

2. szakmailag előkészíti a képviselő-testület döntéseit, döntési alternatívákat dolgoz ki, előkészíti az önkormányzati rendelettervezetet, a testületi előterjesztést, a határozati javaslatot, részt vesz a döntések végrehajtásában, ellenőrzésében;

3. nyilvántartja a képviselő-testületek döntéseit;

4. szervezi a képviselő-testületek rendelkezéseinek végrehajtását, a végrehajtás ellenőrzését;

5. ellátja a képviselő-testületek munkájával kapcsolatos egyéb nyilvántartási, ügyviteli és adminisztratív feladatokat.

Az előterjesztések előkésztési, illetve döntés-előkészítési munkáiban a jegyző utasítása alapján a hivatal valamennyi dolgozója köteles közreműködni.

A testületi előterjesztések előterjesztője a polgármester, alpolgármester, képviselő, bizottság elnöke, tagja, illetve a jegyző, az önkormányzati alapítású gazdasági társaságok vezetői a jogszabályban előírt, kötelezően elkészítendő előterjesztések esetében, a képviselő-testület által felkért szervek, szervezetek vezetői, Vas Megyei Kormányhivatal vezetője, továbbá egyéb, külön jogszabályban erre feljogosított személyek és szervezetek.

A Hivatal a bizottságok működésével kapcsolatban:

1. biztosítja - a feladat jellegének megfelelően - a bizottság működéséhez szükséges ügyviteli feltételeket, részt vesz munkájában;

2. szakmailag előkészíti a bizottsági előterjesztést, jelentést, beszámoló;

3. tájékoztatást nyújt a bizottsági kezdeményezés megvalósítási lehetőségéről, valamint szakmailag véleményezi a bizottsághoz érkező kérelmet, javaslatot;

4. gondoskodik a bizottsági döntés nyilvántartásáról és végrehajtásáról.

A Hivatal a képviselő munkájának segítése érdekében:

1. elősegíti a képviselő jogainak gyakorlását;

2. köteles a képviselőt a teljes hivatali munkaidőben fogadni és részére a szükséges felvilágosítást megadni;

3. közreműködik a képviselői tájékoztatás megszervezésében.

A Hivatal a polgármesterek munkájával kapcsolatban:

1. döntést készít elő, szervezi a végrehajtást;

2. segíti a képviselő-testületi munkával kapcsolatos tevékenységet;

3. nyilvántartja a polgármester döntéseit.

A Hivatal közreműködik a képviselői választások, népszavazások lebonyolításában.

A Hivatal közreműködik az igazgatás szakmai kérdéseinek korszerűsítésében, más közigazgatási, önkormányzati hivatali szervekkel való kapcsolattartásban.

A Hivatal a működés technikai feltételeit biztosító tevékenységi kört lát el, végzi az iktatást, irattározást.

A Hivatal működésével kapcsolatban Döbörhegy, Döröske, Halastó, Magyarszecsőd, Molnaszecsőd, Nagymizdó és Szarvaskend Községek Önkormányzatainak Képviselő-testületei együttes ülésen döntenek a közös önkormányzati hivatal működéséről szóló megállapodás elfogadásáról, módosításáról.

A Hivatal költségvetését és zárszámadását a Hivatal készíti el az államháztartásról szóló törvény és más jogszabályokban foglaltak szerint.

Molnaszecsőd Község Önkormányzatának költségvetését és az azzal kapcsolatos könyvelési, adminisztrációs feladatokat a Hivatal székhelyén készítik el az államháztartásról szóló törvény és más jogszabályokban foglaltak szerint.

Magyarszecsőd Község Önkormányzatának költségvetését és az azzal kapcsolatos könyvelési, adminisztrációs feladatokat a Hivatal magyarszecsődi kirendeltségén készítik el az államháztartásról szóló törvény és más jogszabályokban foglaltak szerint.

Döbörhegy, Döröske, Halastó, Nagymizdó és Szarvaskend Községi Önkormányzatok költségvetését és az azzal kapcsolatos könyvelési, adminisztrációs feladatokat a Hivatal szarvaskendi kirendeltségén készítik el az államháztartásról szóló törvény és más jogszabályokban foglaltak szerint.

A köztisztviselők feladatai:

A köztisztviselők részletes feladatai:

Adóügyi ügyintéző:

1. Biztosítja a hatáskörébe utalt helyi és központi adójogszabályok érvényesítését;

2. Előkészíti a központi adójogszabályokból eredő helyi képviselő-testületi rendeletalkotást, így a - képviselő-testület döntése alapján - helyi adóról szóló rendelet tervezetét a jegyző irányítása mellett

3. Ellátja a helyi adókról szóló 1990. évi C. törvény, illetve a képviselő-testület adózással kapcsolatos rendeleteinek végrehajtását;

4. Intézi a hatáskörébe tartozó központi adókkal, valamint a helyi adókkal összefüggő bejelentéseket, kérelmeket;

5. Előkészíti az önkormányzat hatáskörébe tartozó méltányossági ügyeket;

6. Az önkormányzat gazdálkodásának megalapozásához bevételi javaslatokat dolgoz ki közvetlen felettese iránymutatásával;

7. Tájékoztatja a település lakosságát és a gazdálkodó szervezeteket - adókötelezettségük teljesítésének elősegítése érdekében - az adójogszabályok előírásairól;

8. Az adófelfüggesztés időtartama alatt évente az éves adóról határozatot hoz, amely tartalmazza az adófelfüggesztéssel kapcsolatos jogokat és kötelezettségeket;

9. Az adófelfüggesztés időtartamára eső esedékessé vált adót és annak kamatát az adófelfüggesztés megszűnését követően határozatban közli a kötelezettel;

10. A helyi adókra vonatkozó adatszolgáltatást a féléves és az éves zárási összesítővel azonos eljárással és határidővel teljesíti;

11. A hatáskörébe tartozó adók, adók módjára behajtandó köztartozások nyilvántartása során - az adó megállapításához szükséges adatokon túlmenően - csak az adózás rendjéről szóló törvényben meghatározott adóazonosító jelet és a természetes azonosító adatokat tartja nyilván;

12. Közreműködik a talajterhelési díjjal kapcsolatos tájékoztatási feladatok ellátásában;

13. Ellátja az adók, díjak nyilvántartására, elszámolására vonatkozó feladatokat;

14. Működési területén ellátja a hatáskörébe tartozó adók kivetésével, közlésével, nyilvántartásával, beszedésével, behajtásával, kezelésével, elszámolásával, ellenőrzésével és az információszolgáltatással kapcsolatos feladatokat;

15. A fizetési kötelezettség jogcíme, összege, az abban bekövetkezett változás, továbbá a befizetés, az ebből számolt késedelmi pótlék, bírság, végrehajtási költség, valamint a fennálló hátralék vagy túlfizetés megállapításához szükséges adatokról nyilvántartást vezet;

16. Létrehozza a jogszabályokban meghatározott nyilvántartásokat, amelyek: az adózó törzsadat (állandó adatok) nyilvántartása, az adózó nem állandó jellegű (változó) adatait tartalmazó nyilvántartása, az adózó egyedi adatait tartalmazó - folyamatosan vezetett – adatnyilvántartó lap, külön az adóról, a gépjárműadóról, a jövedelemadóról és a talajterhelési díjról, az 1000 forintot meg nem haladó, törölt adótartozások nyilvántartása, az adófelfüggesztést igénybe vevők nyilvántartása, a biztosítási intézkedés nyilvántartása, ba végrehajtási eljárás nyilvántartása;

17. Az ellenőrzött és igazolt törzsadatokról - a számítógépen történő feldolgozást kivéve - évenként adózói törzslistát, illetve a kivetésekről adókivetési összesítőt (lajstromot) készít;

18. Az éves adókivetésről kivetési összesítőt, az önadózók bevallásainak feldolgozásáról összesítőt készít;

19. Az adóbeszedési számláit, a pótlék beszedési számlát és a bírság beszedési számlát vezető hitelintézet napi számlakivonatairól számlakivonat nyilvántartást vezet;

20. A nyilvántartás adatait a hitelintézet számlakivonatának adataival folyamatosan egyezteti;

21. Az adóbeszedési számlákról, a pótlék beszedési számláról és a bírság beszedési számláról kiutalt összegekről kiadási naplót vezet;

22. Túlfizetés esetén - az adózó rendelkezésének hiányában - ha a befizetőnek nincs köztartozása, a túlfizetést a később esedékes adó kiegyenlítésére számolja el;

23. A zárási összesítők adatainak felhasználásával az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendeletben előírt adattartalommal és határidőre adatszolgáltatást teljesít;

24. Ellátja az egyéb bevételekkel kapcsolatos feladatokat;

25. Ellátja az idegen bevételek elszámolásával kapcsolatos feladatokat;

26. Gondoskodik arról, hogy az adóztatási tevékenység során az adózás rendjére vonatkozó jogszabályok maradéktalanul érvényre jussanak;

27. Feladatellátása során megfelelően alkalmazza az adózás rendjére vonatkozó jogszabályokat;

28. Eljár az adózás rendjéről szóló jogszabályban meghatározott alapelvek érvényesítésében, és érvényesülésében;

29. Gondoskodik arról, hogy az adózási eljárásban az adóhatóság ellássa a szükséges nyilvántartási, adóztatási feladatokat;

30. Eljár az iratbetekintési feladatok ellátásában;

31. Ellátja az adózók bejelentkezésével kapcsolatos feladatokat;

32. A jogszabály által meghatározott esetekben megállapítja az adót;

33. Eljár az adóbevallás kijavításával kapcsolatos ügyekben;

34. Gondoskodik az adó, illetve az adóelőleg megfizetésére vonatkozó szabályok érvényesüléséről;

35. Elvégzi az adóbefizetésekkel kapcsolatos elszámolási feladatokat;

36. Hozzájárul az adózó nyilatkozattételével kapcsolatos tevékenységekhez;

37. Ellátja az adat-nyilvántartási és adatszolgáltatási feladatokat;

38. Az adótitkokat a vonatkozó jogszabályok szerint megtartja, eljár az adótitokkal kapcsolatos ügyekben;

39. Az adóigazgatási eljárásban megállapítja az adózó jogait, kötelezettségeit, ellenőrzi az adókötelezettségek teljesítését, a joggyakorlás törvényességét, az adózást érintő tényekről, adatokról, körülményekről nyilvántartást vezet, és adatot igazol;

40. Szervezi az adóbevétel megrövidítésének megakadályozása érdekében az adózókat és az adózásban részt vevő más személyeket. Az ellenőrzés célja az adótörvényekben és más jogszabályokban előírt kötelezettségek teljesítésének vagy megsértésének megállapítása. Az ellenőrzés során feltárja és bizonyítja azokat a tényeket, körülményeket, adatokat, amelyek megalapozzák a jogsértés és a joggal való visszaélés megállapítását, és az ezek miatt indított hatósági eljárást;

41. Gondoskodik az ellenőrzések végrehajtásában;

42. Részt vesz a hatósági eljárásban;

43. Részt vesz a hatósági adó megállapításban;

44. A megfelelő feltételek fennállása esetén utólagosan megállapítja az adót;

45. Ellátja az adó soron kívüli megállapításával kapcsolatos feladatokat;

46. Jogszabályok keretein belül a fizetési halasztást, illetve a részletfizetésre vonatkozó döntést előkészíti;

47. Jogszabályban meghatározott körülmények esetében eljár az adómérséklési ügyekben;

48. Indokolt esetben gondoskodik az adóigazgatási hatáskörben hozott határozat módosításáról és visszavonásáról;

49. Szervezi a végrehajtási eljárást;

50. Gondoskodik az adótartozások esedékességet követő adóbehajtási eljárásának megindításáról, ennek érdekében az esedékességet követően gondoskodik az adótartozások nyilvántartásának elkészíttetéséről;

51. Fizetési felszólítást küld az adótartozással érintett személyeknek;

52. Figyelemmel kíséri a fizetési felszólítást kapott adózók adószámláit;

53. Végrehajtási eljárás megindításáról szóló értesítést küld azoknak az adósoknak, akik az adótartozásukat a fizetési felszólításban meghatározott határidőig nem fizették meg;

54. Figyelemmel kíséri a végrehajtási eljárás megindításáról szóló értesítést kapott adózók adószámláit;

55. Megvizsgálja a tényleges adó végrehajtási intézkedések alkalmazási lehetőségeit, ennek érdekében adatszolgáltatást kér, illetve megindítja a konkrét adó végrehajtási cselekményeket;

56. Gondoskodik az adótartozás letiltással, azonnali beszedési megbízással, ingó, illetve ingatlanvégrehajtással történő beszedéséről;

57. Amennyiben az adótartozás behajthatatlan, gondoskodik a behajthatatlan adótartozás törléséről;

58. Megállapítja és felszámolja a késedelmi pótlékot;

59. Közreműködik az önellenőrzési pótlékkal kapcsolatos feladatok ellátásában;

60. Ellátja az adóbírság kiszabásával kapcsolatos feladatokat;

61. Kiszabja a mulasztási bírságot;

62. Gondoskodik az adóztatási tevékenység során alkalmazandó nyomtatvány- és iratminták kidolgozásáról, annak alkalmazási rendje meghatározásáról;

63. Külön jogszabály rendelkezése alapján, az ügyfél kérelmére vagy hatóság megkeresésére kiállítja, illetőleg megküldi az adó- és értékbizonyítványt;

64. A költségmentesség engedélyezésének alapjául szolgáló - a helyi önkormányzat hatáskörébe tartozó adók vonatkozásában - adóigazolást állít ki;

65. Hatósági igazolást ad ki;

66. Közreműködik a polgármester katasztrófák elleni védekezésre való felkészülési, a védekezési, a helyreállítás szakmai feladataiban, valamint a rendvédelmi és honvédelmi feladataiban;

67. Feladatairól rendszeresen és szükség szerint beszámolni köteles a polgármester, illetve a kirendeltség (iroda) vezetője felé (szükség esetén heti írásbeli tájékoztatás, havi kirendeltségi értekezlet, éves összefoglaló a végzett tevékenységről, egyéb adatszolgáltatások);

68. Felkészülési időszakban tervezési és szervezési, a védekezés időszakában döntés-előkészítési és koordinációs, valamint a helyreállítás időszakában kárfelmérési és ellenőrzési feladatokat lát el;

69. A megelőzés és felkészülés időszakában végzi a települési veszély-elhárítási tervekkel kapcsolatos feladatokat: új tervek készítésében való részvétel, a meglévő tervek naprakészen tartása, a tervet befolyásoló események figyelemmel kísérése és a módosítások átvezetésének kezdeményezése, a tervekkel kapcsolatos egyeztetésekben való közreműködés, a tervben nevesített szervek és szervezetek felelőseivel történő folyamatos kapcsolattartás;

70. A megelőzés és felkészülés időszakában végzi a katasztrófavédelmi felkészítésekkel (polgári védelmi szervezetekbe beosztott állampolgárok, közigazgatási vezetők) kapcsolatos feladatokat: szervezési, koordinációs feladatok a felkészítésen résztvevőkkel összefüggésben, a felkészítések logisztikai biztosítása, egyéni adottságoknak megfelelően érdemi részvétel az előadások megtartásában, végzi a felkészítés adminisztrációját;

71. A megelőzés és felkészülés időszakában a lakosság megelőző időszaki tájékoztatásával kapcsolatos feladatokban közreműködik: közösségi rendezvényekhez kapcsolódóan a polgármesteri és a katasztrófavédelmi szervek feladatkörébe tartozó tájékoztatási feladatok szervezése, közreműködik a lakossági tájékoztató kiadványok és internetes tájékoztató oldalak elkészítésében, lakossághoz történő eljuttatásában, figyelemmel kíséri a lakosság veszélyhelyzetekkel kapcsolatos, helyi sajátosságokról és a tanúsítandó magatartási szabályokról történő tájékoztatását, kezdeményezi, illetve végzi a lakossági tájékoztatás aktualizálását, kapcsolatot tart és szervezi a közoktatási intézményekben, és más közösségi létesítményekben történő felkészítést;

72. A megelőzés és felkészülés időszakában közreműködik a lakossági riasztó, riasztótájékoztató végpontok működőképességének és karbantartottságának ellenőrzésében: nyilvántartja és rendszeresen ellenőrzi a működőképességet, kapcsolatot tart a rendszert működtető szervezettel, hiba, hiányosság, működő képtelenség esetén kezdeményezi a javítását, figyelemmel kíséri a technikai fejlesztési lehetőségeket és kezdeményezi a korszerűsítést;

73. A megelőzés és felkészülés időszakában a pv. kötelezettségen alapuló települési pv. szervezet létrehozása és megalakítása során szakmai javaslatokkal segíti a polgármester döntéseit: a települési veszély-elhárítási tervben foglaltakat megvizsgálja és összeállítja a védekezéshez szükséges pv. szervezet struktúráját, megvizsgálja és javaslatot tesz a pv. szervezetbe beosztható (beleértve a vezetőket is), kötelezettség alá eső állampolgárok személyére; megvizsgálja a logisztikai szükségleteket és kezdeményezi a szükséges beszerzéseket, a gazdasági- anyagi szolgáltatásokra vonatkozó döntéseket;

74. A megelőzés és felkészülés időszakában részt vesz a pv. kötelezettség alatt álló állampolgárok pv. szervezetbe történő beosztásában, a szervezetek kiképzéseinek és gyakorlatainak előkészítésében és lebonyolításában: végzi a kötelezett személyek nyilvántartását és naprakészen tartását, döntésre előkészíti pv. szervezetbe beosztásra, gyakorlatra és szolgálat-teljesítésre vonatkozó határozatokat, előkészíti a pv. szervezetek megalakításának dokumentációját, szervezi a polgári védelmi szervezetek gyakorlatait, a riasztást és mozgósítást, elkészíti annak dokumentációját;

75. Rendszeresen tájékoztatja a polgármestert a felkészülés időszakában végrehajtott feladatokról, nyilvántartja az elvégzett feladatokat, azok eredményességéről jelentést tesz, kezdeményezi az elmaradt, vagy nem megfelelően elvégzett feladat pótlását, előkészíti az éves beszámolót, jelentést;

76. Kapcsolatot tart a hivatásos katasztrófavédelmi szervekkel, valamint a katasztrófák elleni védekezésben közreműködő más szervekkel és szervezetekkel: élő kapcsolatot tart az együttműködésre kijelölt személyekkel, elkészíti és naprakészen tartja a kapcsolattartó személyek elérhetőségeit, figyelemmel kíséri a változásokat és kezdeményezi a megfelelő nyilvántartásban, adattárban történő módosítást;

77. Védekezés időszakában előkészíti a polgármester védekezéssel kapcsolatos szakmai döntéseit a lakosság és a létfenntartáshoz szükséges anyagi javak védelme érdekében;

78. A helyreállítás és újjáépítés időszakában közreműködik a vis maior eljárásban, folyamatosan figyelemmel kíséri a helyreállítási és újjáépítési munkálatok helyzetét;

79. Feladatkörébe tartozó ügyintézéssel kapcsolatos iratok kezelése, irattározása, nyilvántartás vezetése, másolatok őrzése, rendszerezése. Archiválás, hanganyagok készítése, nyilvántartása, őrzése;

Pénzügyi ügyintézők (szarvaskendi kirendeltség pénzügyi ügyintézője, magyarszecsődi kirendeltség pénzügyi ügyintézője, molnaszecsődi székhely pénzügyi ügyintézői):

1. A készpénzt a szabályzatban meghatározott épületben, épületrésznek az arra kijelölt helyiségében, a meghatározott tárolóhelyen (páncélszekrényben, lemezszekrényben) elhelyezett pénzkazettában tárolja;

2. Kivételes esetekben, a jegyző utasítására kezeli az idegen értékeket és pénzeket. Ezeket a házipénztárban elkülönítetten tárolja;

3. Az idegen értékekről és pénzekről olyan analitikus nyilvántartást vezet, melyből egyértelműen kiderül az idegen érték, pénz tulajdonosa, az elhelyezés oka, várható időtartama, az érték felvételére jogosult személy, az érték és pénz mennyisége, összege, egyéb jellemzői;

4. Betartja a házipénztárban kezelt értékek biztonsága érdekében meghatározott szabályokat, gondoskodik a tárolóhely zárásáról, a kulcsok biztonságos őrzéséről;

5. A pénztári pénz- és értékkezeléssel kapcsolatos kulcsok bármely példányának elvesztéséről haladéktalanul tájékoztatja a jegyzőt;

6. Gondoskodik arról, hogy a házipénztárban megfelelő mennyiségű és címletezésű pénzeszköz folyamatos rendelkezésre álljon, ennek érdekében készpénzt igényel;

7. Gondoskodik a pénz felvételéről;

8. A bankszámláról való készpénzfelvétel előtt

9. az előző pénztáregyenleg alapján felméri a várható készpénzigényt;

10. a pénzintézeti előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénzfelvételi utalványt. A készpénzfelvételi utalvány aláíratásáról gondoskodik az aláírásra jogosultság figyelembe vételével;

11. kiállítja a címletjegyzéket;

12. gondoskodik, illetve közreműködik a készpénz felvételéről, szállításáról;

13. vezeti a felhasznált készpénzutalványok nyilvántartását.

14. Szabályzatban meghatározott időközönként elvégzi a pénztárzárlatot;

15. A pénztárzárlatnál figyelembe veszi a szabályzatban meghatározott napi megengedett záró pénzkészlet értékét. Ha a határértéket meghaladó lenne a záró pénzkészlet, gondoskodik arról, hogy a pénz egy része befizetésre kerüljön az önkormányzat bankszámlájára;

16. A zárlatot a pénztárjelentésen rögzíti;

17. A napi zárókészlet feletti pénzeszközt befizeti az önkormányzat elszámolási számlájára;

18. Közreműködik az előre látható távolmaradása esetén a pénztár átadás-átvételéről a távolléte alatt pénztárosi feladatokat ellátó személy részére;

19. Adatot szolgáltat és aláírja az átadás-átvételről szóló jegyzőkönyvet;

20. Újra munkába álláskor átadás-átvételi jegyzőkönyvvel visszaveszi a pénztárat;

21. Közreműködik a készpénz-szállítási feladatokban;

22. A készpénzszállításra csak olyan személyeket vonhat be, akik részére a szabályzat ad felhatalmazást;

23. Gondoskodik a pénzszállításra vonatkozó belső szabályzatban meghatározottak betartásáról;

24. Folyamatosan ellenőrzi a kezelésébe adott pénzt, hogy azok valódi és forgalomban lévő pénzek legyenek;

25. Nem fogadhat el hiányos, rongálódott, megcsonkított bankjegyet, kivéve azokat az eseteket, mikor azok még teljes értékben beválthatóak;

26. A szabályzat szerint eljár, ha a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisnak tűnő bankjegyet, illetve érmét talál;

27. A pénztári bevételekről bevételi pénztárbizonylatot állít ki a szabályzatban rögzített előírások betartásával;

28. A kiadásokról kiadási pénztárbizonylatot állít ki a szabályzatban rögzített előírások betartásával;

29. A pénztárjelentésbe a pénztári be- és kifizetéseket időrendi sorrendben feljegyzi;

30. A bevételi pénztárbizonylat kiállítása

31. Minden házipénztári befizetésről bevételi pénztárbizonylatot állít ki;

32. Bizonylatot csak megfelelő alapbizonylat, illetve hivatkozás alapján állíthat ki;

33. A pénz átvételét a pénztáros is igazolja aláírásával;

34. A kiadási pénztárbizonylatot a pénztáros az alapbizonylatok alapján állítja ki;

35. Kizárólag csak a szabályszerűen: kiállított és utalványozott kiadási pénztárbizonylat alapján teljesít kifizetést;

36. Ha a számla általános forgalmi adót is tartalmaz, akkor azt külön feltünteti;

37. Kifizetést csak akkor teljesít, ha a kifizetést kérő jogosult a kért összeg felvételére, illetve van meghatalmazása a jogosulttól;

38. Egy kiadási pénztárbizonylaton általában csak egy személynek adhat át pénzt;

39. A kiadási pénztárbizonylatot aláírja;

40. A pénztárjelentés vezetése.

41. Ellátja az előlegekkel kapcsolatos feladatokat;

42. Az előlegre vonatkozó pénztárbizonylaton feltünteti, hogy az előleget milyen célra, azaz milyen jogcímen vették fel, mi az elszámolás határideje, s hogy ki volt az előleg felvevője;

43. A kiadott előlegekről a pénztáros analitikus nyilvántartást vezet, melyet a pénztárral kapcsolatos bizonylatokat hitelesíteni jogosult személyek szintén hitelesíteni kötelesek;

44. Negyedévente tájékoztatást ad a jegyzőnek határidőre el nem számolt előlegekről;

45. A jegyző iránymutatása alapján részt vesz a következő évre vonatkozó költségvetési koncepció készítési feladatok elvégzésében, a költségvetési terv javaslatának kidolgozásában. Tervvariánsokat készít;

46. Az önkormányzat elfogadott költségvetéséről információt szolgáltat a központi költségvetés számára;

47. A jegyző irányítása alapján látja el az államháztartás igényeinek megfelelően a havi, a féléves, a háromnegyedéves és éves információ-szolgáltatási feladatokat;

48. A jegyző utasítása alapján felelős a szolgáltatott adatok valódiságáért, a számviteli szabályokkal és a statisztikai rendszerrel való tartalmi egyezőségért;

49. A jegyző irányítása alapján látja el az előirányzat-felhasználási ütemterv készítési, illetve aktualizálási feladatokat;

50. A jegyző iránymutatása alapján gondoskodik a likviditási terv elkészítéséről és rendszeres felülvizsgálatáról;

51. Ellátja a szabályzat szerint azokat a pénzgazdálkodási jogköröket, melyekre felhatalmazást kapott;

52. Gondoskodik a központosított és kötött felhasználású támogatások leigényléséről;

53. Vezeti az analitikus nyilvántartást az előlegekről, szabályzatban rögzítettek szerint elvégzi a főkönyvi egyeztetést és évvégén leltárt készít ezekről (fizetési, üzemanyag, beszerzési, tanulmányi, lakossági, stb.);

54. Végzi a különböző (beszámolókhoz kapcsolódó) statisztikai és egyéb jelentések készítését, ún. beruházási statisztika, EP és TB felé továbbítandó statisztika, jelentési kötelezettség, szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának kezeléséről;

55. Felelős a bér- és létszám kötelezettségvállalás nyilvántartásáért, az egyedi bérnyilvántartó kartonok naprakészen tartásért;

56. Elektronikus utalás esetében az alapbizonylaton történő utalványozói, ellenjegyzői, érvényesítői és szakmai teljesítés igazolói aláírásokat ellenőrzi, majd azok hiánytalan megléte esetén és alapján az utalandó tételeket gépen rögzíti;

57. Rögzített tételekről készített gépi listát és a bizonylatokat a rögzítő ellenőrzést követően aláírja;

58. Az elektronikus utalás során kezdeményezett műveletekről (utasítások) analitikus nyilvántartást vezet;

59. A nyilvántartásból adatot szolgáltat a pénzügyi mérlegekhez és egyéb analitikákhoz;

60. Jogosult az elektronikus banki kapcsolat rendszer használatára:

61. jelszava megadásával megbízásokat írhatnak alá;

62. adatrögzítést végezhetnek;

63. banki információkat kérhetnek le;

64. kommunikációt indíthatnak.

65. Az elektronikus banki kapcsolatrendszerben az adat és vagyonbiztonság céljából gondoskodik a fizikai, az üzemeltetési és technikai biztonságról, valamint az információ továbbítással kapcsolatos vagyon biztonságáról.

66. A rendszer üzemeltetésekor figyelmet fordít arra, hogy a rendszerhez külső személy ne férhessen hozzá, a számítógépes karbantartás során a kezelt adatok ne legyenek elérhetők.

67. A bizonylati szabályzatban foglalt előírások betartásával felel a számviteli elszámolásokhoz kapcsolódó bizonylatok kiállításának, ellenőrzésének, továbbításának, felhasználásának, kezelésének rendjéért;

68. A gazdasági, pénzügyi, számviteli műveletekhez szorosan kapcsolódó bizonylatok adattartalmára vonatkozóan köteles a hatályos jogszabályok előírásait betartani;

69. Felel az egyéb, a hivatal által általánosan használt, saját készítésű, belső igények alapján kialakított adattartalmú bizonylatok és a szervezeti egységek által használt sajátos bizonylatok rendjéért;

70. Köteles betartani a bizonylati elvet, bizonylati fegyelmet;

71. Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszköz forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot állít ki;

72. Felel, hogy a számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján kerüljön bejegyezésre adat;

73. pénzeszközöket (készpénz és számlapénz) érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a pénzmozgással egyidejűleg, illetve a pénzintézeti értesítés (számlakivonat megérkezésekor) könyveli;

74. Ellenőrzi, hogy a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei az előírásoknak megfelelnek a szabályzatban foglaltak betartásával;

75. Belső bizonylatok kiállítását végzi;

76. Külső számviteli bizonylatokat kezel, ellenőriz és rögzít;

77. Kijelöli azokat a főkönyvi számlákat (analitikus nyilvántartó lapot), amelyeken a gazdasági művelet hatásának értékét, illetve mennyiségi adatait rögzíteni kell, (számlakijelölés, gépi adatfeldolgozás során az előírt kódolást);

78. A bizonylaton a számlakijelölést, illetve azt a kódolást végző személy kézjegyével elláttatja;

79. Rögzíti a könyvelés megtörténtét, időpontját és az egyeztetés tényét;

80. Biztosítja a megfelelő hivatkozással a visszakeresés lehetőségét;

81. A számítógépes adatfeldolgozás keretében a törzsadatokat a szabályzatban foglalt bizonylati elv alapján rögzíti, illetőleg változásaikat nyilvántartja;

82. A bizonylatok alaki ellenőrzése során vizsgálja, hogy:

83. a gazdasági esemény bizonylatolása az előírt bizonylati űrlapon történt-e;

84. a bizonylat kitöltése teljes körűen megtörtént-e, minden adat szerepel-e;

85. a gazdasági eseményben érintett valamennyi dolgozó aláírása szerepel-e bizonylaton (kiállító, érvényesítő, utalványozó, ellenjegyző, szakmai teljesítés igazoló);

86. a bizonylat kiállítása megfelelő-e, a javítások szabályszerűek-e;

87. a szükséges mellékleteket csatolták a bizonylathoz;

88. ) szigorú számadású nyomtatványok esetén megvalósul-e a teljes és zártkörű, sorszám szerinti elszámolás.

89.  A bizonylatok számszaki ellenőrzése során meggyőződik arról, hogy a mennyiségi és értékadatok, a számszaki műveletek helyesen kerültek-e rögzítésre. A kiállított bizonylatok esetén a megállapított számszaki hibát a bizonylaton jól látható és megkülönböztethető módon szabályosan javítja;

90. A bizonylatok szállításánál felel azért, hogy azokba illetéktelen személyek ne tekinthessenek be, külső károsodás ne érje és hiánytalanul eljussanak a rendeltetési helyre;

91. Interneten keresztül tartja a napi kapcsolatot a MÁK-kal, átvezeti a program-módosításokat, kezeli az adatváltozásokat;

92. Elvégzi az önkormányzat tekintetében a nem rendszeres jövedelmek számfejtését;

93. Jelentést küld a pénztáron keresztül történt személyi kifizetésekről a MÁK felé;

94. Évente közreműködik - a leltározási feladatok - az önkormányzati, intézményi, illetve a hivatali vagyon teljes körét érintő megszervezésében és lebonyolításában;

95. Évente közreműködik még a leltározási feladatok ellátása előtt a selejtezési tevékenység ellátásában;

96. Ellátja az Önkormányzat vagyongazdálkodásával kapcsolatos feladatokat;

97. A jegyző irányítása alapján végzi az önkormányzat vagyonának, a vagyon változásainak és értékének nyilvántartási feladatait;

98. Gondoskodik az ingatlanvagyon-kataszter vezetéséről, az önkormányzat vagyonával kapcsolatos kötelező nyilvántartások naprakész vezetéséről;

99. Gondoskodik a kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartásának naprakészen tartásáról;

100. Gondoskodik közművekkel kapcsolatos ügyek intézéséről;

101. A jegyző irányítása alapján végzi a beszámolóhoz elkészítendő vagyonleltározási feladatokat (évenkénti ingó és ingatlanvagyon leltár);

102. Gondoskodik az önkormányzati vagyonrendeletben foglaltak betartásáról;

103. A jegyző iránymutatása alapján közreműködik a beruházási, felújítási és vagyonértékesítési tevékenységek előkészítésében;

104. Lakások és nem lakás céljára szolgáló helyiségek hasznosításával kapcsolatos ügyek intézése;

105. Figyelemmel kíséri a lakásgazdálkodást, gondoskodik a lakások és helyiségek bérletével, elidegenítésével kapcsolatos feladatok ellátásáról;

106. Feladatkörébe tartozó ügyintézéssel kapcsolatos iratok kezelése, irattározása, nyilvántartás vezetése, másolatok őrzése, rendszerezése. Archiválás, hanganyagok készítése, nyilvántartása, őrzése;

107. Előkészíti a támogatási megállapodásokat a hatályos államháztartási jogszabályi előírások betartásával, figyelemmel kíséri az elszámolások rendjét, a támogatottal elszámol;

Igazgatási ügyintéző: 

1. Gondoskodik az okiratok kifüggesztéséről;

2. . Iratanyag összeállításáról, hatósági és ügyféli megküldéséről;

3. Hatósági eljárással összefüggő dokumentumok elkészítéséről, az eljárás lefolytatásáról;

4. A feladatkörében, feladatainak ellátásához személyes adatot kezelhet. A feladatkörébe tartozó iratokból az eljáró szerv részére személyes adatot csak törvényben meghatározott célból és adatkörben továbbíthat a hatósági eljárással érintett személyre vonatkozóan;

5. Az érintett természetes személy azonosító adatait (családi és utónév, születési név, születési hely és idő, anyja leánykori családi és utóneve, külföldiek esetében állampolgárság), lakcímét (lakóhelyének és tartózkodási helyének adatai), valamint az üggyel összefüggő adatokat kezeli;

6. Feladatkörébe tartozó ügyintézéssel kapcsolatos iratok kezelése, irattározása, nyilvántartás vezetése, másolatok őrzése, rendszerezése. Archiválás, hanganyagok készítése, nyilvántartása, őrzése;

7. Intézi a hatáskörébe tartozó és összefüggő általános igazgatási bejelentéseket, kérelmeket, azokat döntésre előkészíti;

8. Előkészíti az önkormányzat hatáskörébe tartozó méltányossági ügyeket;

9. Tájékoztatja a település lakosságát a jogszabályok előírásairól;

10. Lefolytatja a szociális ellátással kapcsolatos eljárásokat;

11. Elvégzi a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló 1993. évi III. törvényben, illetve a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló 1997. évi XXXI. törvény, valamint az önkormányzat helyi rendeleteiben meghatározott pénzbeli és természetben nyújtott szociális, gyermekvédelmi ellátásokkal kapcsolatos feladatokat, rendszeresen tájékozódik az ügyek intézéséről;

12. Részt vesz a szociális és gyermekvédelmi ellátásokkal kapcsolatos helyi önkormányzati rendeletek előkészítésében;

13. Gondoskodik arról, hogy az ügyintézés az eljárási határidő betartásával történjen;

14. Ellenőrzi a határidők betartását, illetve a határidő meghosszabbítás indokoltságát;

15. Ellátja a megkeresésekkel kapcsolatos feladatokat, a megkeresésnek határidőn belül köteles eleget tenni;

16. Társhatóságok, valamint a Képviselő-testületek felkérése alapján környezettanulmányt készít;

17. Döntésre előkészíti a képviselő-testület hatáskörébe utalt ellátások megállapításával, szüneteltetésével, megszüntetésével kapcsolatos kérelmeket;

18. Javaslatot tesz a döntést hozó felé a létfenntartást veszélyeztető élethelyzetbe került, valamint az időszakosan és tartósan létfenntartási gondokkal küzdő személyek részére önkormányzati segély megállapítására;

19. Elvégzi az ellátások megszüntetésével kapcsolatos feladatokat;

20. Gondoskodik arról, hogy a törvényben meghatározott feltételek hiányában vagy a törvény megsértésével nyújtott szociális és gyermekvédelmi ellátás megszüntetésre kerüljön, az ellátást jogosulatlanul és rosszhiszeműen igénybe vevő kötelezve legyen az ellátás visszafizetésére, az igénybe vett szolgáltatás egyenértékének megfizetésére, a térítési díj megfizetésére;

21. Bejelentés alapján a szociális ellátást megállapító határozatban rendelkezik arról, hogy a visszamenőlegesen megállapított rendszeres pénzellátás összegéből a folyósított szociális ellátás összege levonásra kerül;

22. Ellátja a nyilvántartás vezetési feladatokat, megszervezi a nyilvántartásokat, ellenőrzi azok vezetését. Naprakészen vezeti a PTR rendszert;

23. Ellátja a hadigondozottakkal kapcsolatos feladatokat;

24. Kereskedelmi tevékenység bejelentésével kapcsolatos eljárások intézése, nyilvántartása;

25. Kizárólag üzletben forgalmazható termékekre, valamint az ilyen termékeket forgalmazó üzletek működési engedélyével kapcsolatos eljárások bonyolítása;

26. Vezeti a működési engedéllyel és szálláshely-üzemeltetési engedéllyel rendelkező üzletek nyilvántartását;

27. Szálláshely-üzemeltetési engedélyek kiadására irányuló eljárások bonyolítása;

28. Vásár-piac bevásárlóközpont engedélyezésére irányuló eljárások intézése és nyilvántartása;

29. Vásárlók könyvének hitelesítése;

30. Működési engedélyekkel vagy bejelentés-köteles kereskedelmi tevékenység folytatásának bejelentése alapján működő üzletek hatósági ellenőrzése;

31. A méhállományok védelméről és a mézelő méhek egyes betegségeinek megelőzéséről és leküzdéséről szóló 70/2003.(VI.17.) FVM rendelet 9.§ (4) bekezdése szerinti nyilvántartás naprakész vezetése, nyilvántartólap kiállítása a méhész részére;

32. Eljár vadkárral kapcsolatos ügyekben;

33. A parlagfű elleni közérdekű védekezés végrehajtásának szabályait ellenőrzi, eljár a parlagfű elleni közérdekű védekezés végrehajtásának, valamint az állami, illetve a közérdekű védekezés költségei megállapításának és igénylésének részletes szabályairól szóló 221/2008. (VIII. 30.) Kormányrendeletben foglalt jegyzői hatáskörökben;

34. Felelős az adatszolgáltatásokért;

35. Ellátja a hagyatéki eljárással kapcsolatos feladat- és hatásköröket. Ellenőrzi a vonatkozó határidők betartását;

36. . Gondoskodik a tevékenysége során alkalmazandó nyomtatvány- és iratminták kidolgozásáról, annak alkalmazási rendje meghatározásáról;

37. A közvetlen felettes irányítása alapján közreműködik a képviselő-testület és a bizottság feladatköréhez tartozó előterjesztések előkészítésében;

38. Elkészíti a munkakörébe tartozó statisztikai jelentéseket;

Anyakönyvvezetői szakvizsgával rendelkezők:

1. Ellátja az állampolgársági ügyekkel kapcsolatos feladatokat;

2. Eljár a magyar állampolgárság megszerzésével kapcsolatos feladatoknál;

3. Intézkedik az állampolgárság vizsgálatában az anyakönyvi és a házasságkötési eljárás során;

4. Eljár az állampolgársággal kapcsolatos anyakönyv vezetési feladatok ellátásában;

5. Ellátja az anyakönyv vezetési feladatokat;

6. Az anyakönyvi eljárásról szóló 2010. évi I. törvény és végrehajtási rendeleti értelmében ellátja az Elektronikus Anyakönyvi rendszer jogszabályban rögzített feladatait;

7. Vezeti az anyakönyveket, ennek során anyakönyvezi a születést, a halálesetet, a házasságkötést;

8. Az anyakönyv vezetési feladatokat a jogszabályokban meghatározott formában, eszközök alkalmazásával végzi;

9. Igazolást ad ki az anyakönyvezés elhalasztásáról;

10. Gondoskodik a szükséges adatok beszerzéséről, ha az anyakönyvezés hivatalból történik;

11. Gondoskodik az alapbejegyzési feladatok ellátásáról;

12. Gondoskodik az utólagos bejegyzési feladatok ellátásáról;

13. Ellátja az újbóli anyakönyvezési feladatokat a jogszabályban meghatározott esetekben;

14. Részt vesz házasságkötésnél, a családi események társadalmi ünneplésénél. E feladatokat a megállapított hivatali munkaidőn túl is köteles ellátni;

15. Eljár házasságkötésnél a saját, illetőleg a - helyettesítés esetén - megbízója működési területén;

16. Ellátja az anyakönyvi kivonat kiadásával kapcsolatos feladatokat;

17. Ellátja a hatósági bizonyítvány kiállításával kapcsolatos feladatokat;

18. Kezeli az anyakönyvi irattárat;

19. Teljes hatályú apai elismerő nyilatkozatot vesz fel;

20. Teljesíti az anyakönyvi eseményekkel kapcsolatos statisztikai adatszolgáltatást;

A köztisztviselők feladataikat az önkormányzati ASP szakrendszerek használatával, így az ASP ADÓ, KASZPER, KATI, ETRIUSZ modul, INGATLANVAGYON-KATASZTER szakrendszer, IRAT szakrendszer, IPARKER szakrendszer, HAGYATÉK szakrendszer,  használatával látják el.

A jegyző helyettesítését az aljegyző látja el, aki a jegyző közvetlen irányítása alatt működik. A munkaköri leírását a jegyző állítja össze és adja ki. Az aljegyző feladata különösen:

1. Közvetlenül irányítja és kiadmányozza a jegyzői hatáskörbe tartozó molnaszecsődi és magyarszecsődi adóhatósági, valamint egyéb hatósági ügyeket.

2. Köteles részt venni a jegyző megbízásából Döbörhegy, Döröske, Halastó, Magyarszecsőd, Molnaszecsőd, Nagymizdó és Szarvaskend községek Önkormányzata Képviselő-testületének ülésén.

3. Köteles részt venni a jegyző megbízásából az Ügyrendi Bizottságok ülésein.

4. Gondoskodik az ügyfélfogadási idő betartásáról, a munkafegyelem és az és a külön szabályzatban rendezett etikai szabályok betartásáról.

5. Felelős a megfelelő kapcsolattartásért, folyamatos tájékoztatásért, információáramlásért.

6. Köteles naprakész információkkal rendelkezni a Hivatalt érintő minden kérdésben.

7. Figyelemmel kíséri a Hivatal feladatkörét érintő jogszabályváltozásokat és gondoskodik arról, hogy a Hivatal munkatársai megismerjék és alkalmazzák.